Twój biznes w ostatnich latach tak się rozwinął, że z trudem mieścisz się w obecnym biurze? A może jadąc przez miasto dostrzegłeś lokal na wynajem w lokalizacji, która byłaby znacznie bardziej atrakcyjna dla Twoich klientów? Niezależnie od powodów, które przekonały Cię do zmiany siedziby, musisz zmierzyć się z procesem przeprowadzki.
Jak zminimalizować stres przy przenoszeniu biura do innego miejsca? W jaki sposób oszczędzić sobie, pracownikom i klientom nieprzyjemnych niespodzianek? Zapoznaj się z naszym poradnikiem i dopilnuj wszystkich szczegółów technicznych z odpowiednim wyprzedzeniem!
Checklista przeprowadzkowa dla przedsiębiorców
1. Ustal datę przeprowadzki
Z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanuj czas w kalendarzu na zmianę lokalizacji. Weź pod uwagę:
- umowę z właścicielem aktualnego lokalu,
- gorące okresy działalności firmy,
- święta i dni wolne od pracy.
Ustalenie nieprzekraczalnej daty przeprowadzki pomoże Ci przygotować się na ten ważny dzień, jeżeli odkładasz ją w nieskończoność z powodu dużej ilości codziennych zadań w firmie.
2. Powiadom swoich klientów i kontrahentów o planowanych przenosinach
Gdy wybierzesz już odpowiedni moment na przeprowadzkę, poinformuj o niej swoich klientów i partnerów biznesowych. Wyślij e-maile, umieść informację na stronie lub w swoim newsletterze. Przypomnij o przenosinach ponownie na krótko przed wyznaczoną datą i poproś o wyrozumiałość, jeżeli kontakt z Twoją firmą w tym czasie będzie utrudniony.
3. Zweryfikuj położenie instalacji w nowej lokalizacji
Upewnij się, że nowe biuro będzie nie mniej komfortowe niż to, w którym obecnie znajduje się Twoja firma. Sprawdź, czy znajdzie się miejsce na podłączenie wszystkich niezbędnych urządzeń. Dopytaj o łącze telefoniczne i internetowe i w razie potrzeby poproś doświadczonych specjalistów IT o dostosowanie infrastruktury do specyfiki Twojego biznesu.
4. Zaktualizuj informacje kontaktowe
Jeżeli chcesz uniknąć jeżdżenia po listy i paczki do starego biura, roześlij wszystkim dostawcom i partnerom nowe dane adresowe. Zaktualizuj te informacje również w ważnych dokumentach, w stopce e-maila oraz na wizytówkach (jeśli aktywnie z nich korzystasz). Im szybciej to zrobisz, tym mniej nieporozumień doświadczysz wśród kontrahentów oraz zaskoczonych klientów.
5. Wykonaj kopię zapasową firmowych dokumentów
Regularnie wykonujesz kopię zapasową i przechowujesz ją np. w chmurze? Świetnie! Ale jeżeli do tej pory tego nie robiłeś, czas przed przeprowadzką biura to idealny moment na zabezpieczenie wszystkich ważnych plików. Zmiany lokalizacji biura mają to do siebie, że czasami pewne rzeczy giną bezpowrotnie. Jednak lepiej, żeby dane klientów lub umowy nie przepadły jak kamień w wodę. Więcej o kopii zapasowej przeczytasz TUTAJ.
6. BONUS: Świętuj udaną przeprowadzkę!
Wszystkie meble dojechały na miejsce? Telefony podłączone? Dokumenty są w komplecie? To znaczy, że przeprowadzka biura się udała! Co możesz teraz zrobić? Świętuj to wydarzenie, zapraszając swoich klientów i partnerów do nowej siedziby. To doskonała okazja, aby zapoznać wszystkich zainteresowanych z nowym miejscem, pokazać niedostępne na co dzień zakamarki, a także powspominać zabawne momenty związane z przenosinami.
Udana przeprowadzka biura z ZofraTech!
Nie chcesz mierzyć się samodzielnie ze zmianą lokalizacji Twojej firmy? Dostosowanie aspektów technicznych spędza Ci sen z powiek? W ZofraTech przygotujemy dla Ciebie infrastrukturę sieciową i sprzętową, aby funkcjonowała jeszcze lepiej niż ta, do której przyzwyczaiłeś się przez lata. Odezwij się do nas i powiedz, co mamy dla Ciebie zrobić!
